Como fazer a lista de tarefas perfeita e não se perder nas obrigações
Todo mundo precisaria de umas cinco horas a mais no dia para dar conta de todas as obrigações e ainda ter tempo suficiente para dormir bem, fazer exercício, estudar e passar mais tempo com a família.
Cada pessoa tem sua própria estratégia para não esquecer as prioridades do dia: notificações pelo celular, bilhetes na frente do computador e até truques mais prosaicos, como colocar a aliança na outra mão, podem ajudar bastante, mas o problema é que esse tipo de abordagem não é abrangente. Sem um esquema de organização mais detalhado, você está sujeito a três consequências:
Primeira: tarefas pouco urgentes, como levar aquela roupa cara para a lavanderia ou ir ao supermercado mais longe, porém mais barato, acabam ficando de fora do radar e nunca são realizadas. Quando chega a hora de vestir sua roupa de festa ou checar os gastos do cartão de crédito, você fica com ódio de si mesmo.
Segunda: compromissos não concluídos viram um zumbi que tenta comer o seu cérebro. É o chamado "efeito Zeigarnik", em referência à psicóloga russa Bluma Zeigarnik, que pesquisou a tensão desagradável gerada por tarefas não finalizadas. Ele concluiu que a ansiedade só passa depois que elas são concluídas.
Sabe o prazer que dá ao riscar um item na agenda ou jogar um post it no lixo? Ele pode servir de incentivo para você se livrar logo das obrigações mais chatas.
Terceira (e mais importante): seus sonhos ou projetos de longo prazo, como o desejo de mudar de profissão, emagrecer 10 kg ou retomar um hobby da juventude são empurrados com a barriga porque você está preocupado demais em lidar com o "aqui e agora". Quando for tarde demais, você vai olhar para trás e se sentir frustrado por não ter feito o que realmente queria.
Para evitar esses problemas, veja algumas dicas para organizar suas tarefas, sem se perder:
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Anote tudo e use o calendário
Ter uma boa agenda, calendário e bloco de notas, sejam eles digitais ou de papel, é o primeiro passo (e mais óbvio) para não se perder. Mas é preciso que você anote tudo mesmo - não só as obrigações urgentes, mas também o que você gostaria de fazer, as notícias que não teve tempo de ler no jornal e as reflexões que talvez possam entrar no livro que você sonha escrever um dia.
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Memorize só o essencial
Você já deve ter lido em algum lugar que decorar listas de palavras é um ótimo exercício para a memória e para evitar o Alzheimer. "O aprendizado, sim, pode gerar proteção cognitiva, mas não há evidências de que a decoreba crie alguma vantagem", explica o neurocientista Augusto Buchweitz, do Instituto do Cérebro do Rio Grande do Sul - PUCRS (InsCer).
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Deixe o cérebro livre para pensar
Um dos princípios mais conhecidos do método GTD ("Getting Things Done", nome do livro de David Allen em inglês) é que "nossa cabeça serve para ter ideias e não para guardá-las". Allen defende que é preciso esvaziar a mente para ser mais criativo e produtivo, o que alguns estudos científicos sobre os efeitos da meditação mindfulness têm confirmado. "Tudo o que fazemos, seja memorizar algo ou pensar numa ação, exige gasto de energia, e o cérebro não gosta de fazer isso, ele gosta de soluções prontas", ensina Buchweitz. Em outras palavras, fomos programados para economizar recursos, ainda mais quando a demanda é grande.
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Centralize suas anotações
David Allen reforça que não adianta anotar tudo e deixar cada informação em um canto da casa, por isso é importante escolher uma "caixa de entrada" para centralizar tudo. Muita gente manda e-mails ou mensagens de texto para si mesmo para não perder uma informação que só pode ser processada mais tarde ou no tempo livre, ou utiliza alguma ferramenta com essa finalidade, como Outlook, Trello, Asana ou Evernote. A vantagem é que eles permitem compartilhar compromissos e criar subpastas. Outra é que podem ser acessados em qualquer lugar (não adianta você anotar direitinho tudo o que precisa comprar no supermercado e deixar a lista em casa, certo?). Se você é avesso ao mundo digital, não se acanhe: uma boa agenda de papel resolve o problema.
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Detalhe suas tarefas
É importante que você anote o que precisa fazer com algum grau de detalhe, ou seja, com foco nos próximos passos. O simples ato de escrever já é uma estratégia para processar melhor uma informação, pois a anotação deve fazer sentido (não é à toa que os professores mandam os alunos tomarem nota). Em vez de colocar apenas "férias" no papel, é melhor escrever o que é preciso para planejar sua próxima viagem: pesquisar destinos, consultar agências, decidir se vai sozinho ou acompanhado etc. Os professores Roy Baumeister e E.J. Masicampo, da universidade norte-americana WakeForest, estudaram a fundo o "efeito Zeigarnik" e descobriram que fazer planos já traz um bom alívio para a ansiedade ligada aos compromissos não cumpridos. Quanto mais livre de tensão, mais produtivo você tende a ficar.
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Classifique antes de executar
Os gurus da produtividade costumam recomendar que as pessoas organizem suas tarefas diárias de acordo com a urgência. Há quem sugira o uso de cores diferentes, letras ou símbolos para destacar o que é mais importante do que é desejável. Allen sugere mais alguns critérios: o tempo estimado para cada ação e seu nível de energia em determinadas horas do dia. Assim, não adianta agendar uma tarefa que exige concentração máxima para depois do almoço, por exemplo. E se o e-mail que você acabou de receber pode ser respondido em alguns minutos, não deixe para depois. Por último, é preciso ter bom senso para prever quanto tempo vai levar para fazer cada coisa e uma certa disciplina para cumprir os horários pré-determinados.
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Faça revisões regulares
Não adianta anotar tudo na agenda se você não a consulta regularmente. É preciso consultar sua lista de tarefas todo dia pela manhã e à noite, para programar o dia seguinte. Além disso, não esqueça de riscar ou ticar o que já foi feito - isso ativa o sistema de recompensa do cérebro e ajuda a manter a motivação. Se não deu para fazer, não tem problema: transfira para o dia seguinte. Outra recomendação é marcar um horário durante a semana para fazer uma revisão geral, em todos os níveis. Por exemplo: as anotações da reunião de segunda-feira já foram processadas? As informações que não requerem ação foram guardadas nos respectivos arquivos? Tem algo que possa ser delegado ou reagendado? Você tem um objetivo novo na vida e tem novas tarefas para colocá-la em prática? Seu sistema de organização deve ser dinâmico, até porque a vida é uma caixinha de surpresas.
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