7 dicas para tornar as reuniões de trabalho menos chatas e cansativas

Quando se fala em agendar uma reunião, não são poucas as pessoas que torcem o nariz. E não é à toa: em muitos casos, esses encontros significam pura perda de tempo, pois dificilmente têm um propósito definido e volta e meia não passam de uma confusão generalizada em que uns atropelam a fala dos outros e acabam durando bem mais que o necessário. Com algumas táticas, porém, é possível acabar com a monotonia, a bagunça e improdutividade. Siga os seguintes passos:

Pergunta crucial: a reunião é mesmo necessária?

Antes de agendá-la, reflita sobre a possibilidade de o assunto ser resolvido mais rapidamente por e-mail, telefone ou numa conversa rápida.

Escolha um horário adequado

Fundamento básico: marque a reunião dentro do período de expediente. Se possível, o período da manhã é o mais indicado, pois os participantes estarão com a cabeça mais fresca e descansados. Evite, porém, o primeiro horário - deixe as pessoas chegarem com calma à empresa, checarem e-mails e organizarem o dia. Fuja de horários próximos do almoço, quando a fome pode interferir no andamento, ou do final do expediente, em que o cansaço e a ansiedade devido possíveis compromissos após o trabalho costumam levar à perda de foco e concentração.

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É necessário ter hora pra começar e pra acabar

As tarefas diárias da equipe já consomem muito tempo. Nada mais irritante do que reuniões intermináveis. Para tornar uma reunião mais produtiva, é importante estipular horário de início e fim - e procurar respeitá-los, obviamente. Assim, as pessoas já terão uma ideia clara do que esperar e como podem se programar para outras demandas do dia.

O ambiente precisa ser confortável

É fundamental checar os equipamentos necessários e verificar com antecedência se o local escolhido é apropriado à quantidade de pessoas: é preciso ter mesa e cadeiras que acomodem todos, além de conforto térmico e iluminação. Muitas reuniões são cansativas porque a iluminação dá sono ou é clara a ponto de irritar. A temperatura deve ser, de preferência, um pouco baixa - não tão gélida que faça o povo tremer, mas não tão morna que gere um efeito de relaxamento. É aconselhável disponibilizar água e café para que as pessoas se sintam acolhidas, à vontade e confortáveis durante a reunião. Eventualmente, fazer reuniões em outras salas ou ambientes fora da empresa geram um clima de maior descontração e integração na equipe. Mas é bom ter cuidado com ambientes muito ruidosos, como restaurantes, ou abertos, que causem distração.

Os objetivos devem ser claros e comunicados aos envolvidos

Para que a reunião justifique sua existência, quem a convocar precisa ter uma pauta objetiva e comunicá-la antecipadamente aos participantes. Dessa forma, todos podem se preparar para a ocasião e pensar em sugestões ou informações que tenham a ver com o tema. Se o objetivo não estiver muito claro, corre-se o risco de se cometer equívocos na convocação dos participantes e a reunião poderá ser um fracasso. Além disso, não informar a proposta costuma gerar ansiedade e mau humor.

Quem conduz precisa ter pulso firme

Primeiro, para iniciar a reunião com autoridade e com pontualidade. O passo seguinte, ao abrir o encontro, é ressaltar sua finalidade e estabelecer regras para uso do celular, saídas da sala, respeito aos horários e intervalos. Feito isso, é imprescindível manter a atenção para ouvir o que cada um pensa e administrar a participação de todos, cortando falas muito longas e pontuando mudanças de foco ou assuntos desnecessários. Nada mais desagradável do que alguém se preparar para contribuir e não ter a oportunidade, por que seu colega não parou de falar nenhum minuto! 

Acordos precisam ser registrados

Uma reunião nunca deve ser encerrada do nada, sem que sua função seja lembrada. Um dos maiores pecados cometidos é deixar de registrar o que ficou decidido e os passos a serem dados. É extremamente importante deixar claramente definido: as próximas ações, os prazos e os responsáveis por cada tarefa. Isso pode ser listado em um e-mail enviado a todos os participantes, como forma de selar o compromisso.

FONTES: Alexandre Rangel, sócio da Alliance Coaching, de São Paulo (SP); Ana Slaviero, coach de alta performance e especialista em transição de carreira, de Porto Alegre (RS); Angelina Stockler, sócia-diretora da consultoria de franquias da ba}STOCKLER, de São Paulo (SP), e Taty Nascimento e Antonio Prates, especialistas em gestão humanizante e criadores do canal do YouTube Vida com Método