7 vezes em que a reunião de trabalho poderia ser um e-mail

Não há nada mais desesperador do que ficar preso em uma reunião desnecessária, que impacta a produtividade de todo mundo e, consequentemente, os resultados da empresa. Muitos desses encontros poderiam ser trocados por um simples e-mail. Listamos os mais comuns:

1. Quando não há um assunto a ser discutido

Toda reunião precisa ter um objetivo. Ou seja, ao fim daquele tempo juntos, vocês chegarão a uma conclusão. Uma reunião que não tem um roteiro a ser debatido é encontro social, um happy hour sem álcool. Melhor seria enviar um e-mail para a equipe, pedir que todos pesquisem sobre determinado assunto e montar uma pauta para a próxima reunião.

2. Quando o assunto interessa a poucas pessoas

Chamar uma área inteira para a sala de reunião, quando somente duas pessoas vão participar das decisões, é um erro comum nas empresas. Quanto menos pessoas, mais produtivo o encontro. O melhor é marcar uma conversa com as pessoas-chave, estabelecer quem fará cada coisa e, por e-mail, delegar as tarefas para equipe.

3. Quando é só para passar um recado

Se algo só será comunicado, e não discutido, um e-mail resolve. O encontro presencial só vale se o gestor fará um discurso motivacional para equipe, ao dar a notícia. Ou se tem certeza que o anúncio levantará muitas dúvidas. Aí, realmente, pode ser mais rápido responder às questões pessoalmente do que por e-mail depois.

4. Quando dizem “mandei um e-mail, mas vou explicar pessoalmente”

Se alguém já disparou um comunicado detalhado um assunto, não há razão para mobilizar a agenda de várias pessoas para falar sobre o que elas já leram. Mais produtivo é enviar o assunto por e-mail e pedir que eles façam algo a respeito daquilo: pensem em soluções ou pesquisem alternativas. Marque uma reunião para evoluir no projeto só depois disso.

5. Quando a equipe está sobrecarregada

Quer coisa mais angustiante do que receber a convocação para uma reunião, que você sabe não ser urgente, em uma semana que mal há espaço para o almoço? Mesmo quando o assunto a ser tratado com a equipe exige um encontro presencial, em períodos turbulentos, só terá funcionários com a cabeça em outro lugar. Divulgue o imprescindível por e-mail e agende o papo para um momento mais tranquilo para todos.

6. Quando é para apenas compartilhar uma ideia

Você está lá trabalhando, o chefe abre a porta e diz “pessoal, reunião rapidinha aqui na minha sala, para eu falar sobre algo que pensei”. E assim mobiliza toda uma equipe por um lampejo. Por que isso é ruim? Primeiro, esses encontros nunca são “rapidinhos”. Segundo, surpreso com a convocação, o grupo nem sequer conseguirá colaborar com comentários relevantes. Melhor é mandar um e-mail para a equipe e dizer “tive esta ideia”.

7. Quando é para acompanhar o desdobramento de uma reunião

Checar a quantas anda um plano estratégico definido em um outro encontro e levantar os resultados das ações, por exemplo, pode ser feito no dia a dia por e-mail, telefone, em um encontro no café ou usando outras ferramentas internas da empresa. Reuniões são mais apropriadas para discutir em conjunto uma questão, como uma dificuldade que surgiu ao desempenhar tal tarefa no dia a dia.

Fontes: Adriano Abner, coach de produtividade. Geronimo Theml, coach e autor do livro "Produtividade para quem quer tempo" (Editora Gente).