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5 truques para tirar o máximo proveito do Google Docs

O Google Docs é a alternativa do Google ao tradicional pacote Office da Microsoft - Reprodução
O Google Docs é a alternativa do Google ao tradicional pacote Office da Microsoft Imagem: Reprodução

21/08/2019 12h07

Você sabia que não precisa estar conectado à internet para editar um documento? Ou que pode usá-lo como ferramenta de transcrição de áudios?

Embora tenha se popularizado como uma ferramenta para trabalhos coletivos, o Google Docs também é uma excelente alternativa aos tradicionais processadores de texto e planilhas, como Word ou Excel.

De fato, o serviço gratuito do Google é mais conhecido por permitir que várias pessoas diferentes editem um mesmo documento, podendo acessá-lo e modificá-lo de qualquer lugar.

Mas, embora isso seja possível porque os documentos do Google estão armazenados na "nuvem", não é necessário estar permanentemente conectado à internet para usar o Google Docs.

E a ferramenta oferece muito mais recursos que talvez você não conheça.

A BBC selecionou cinco truques que podem ajudar você a tirar o máximo proveito do Google Docs.

Mas antes de começar a usá-los, não se esqueça de ler os termos de uso do serviço, para garantir que você esteja confortável com as políticas de segurança e privacidade.

1. Instalar uma extensão para trabalhar offline

O Google Docs foi criado para uma sociedade cada vez mais conectada e funciona melhor quando você está online.

Mas seja porque você quer continuar trabalhando em um documento de um lugar onde não tem acesso à rede, ou porque quer evitar distrações, ele também pode ser usado quando você não estiver conectado.

Para fazer isso, basta baixar e instalar a extensão "Documentos Google off-line" (Google Docs Offline).

Você pode fazer isso a partir do Chrome - navegador do Google que também é recomendado para usar o Google Docs - acessando "Configurações" (Settings) e selecionando "Extensões" (Extensions).

Uma vez instalada a extensão, você só precisa abrir o documento em que deseja trabalhar, acessar "Arquivo" (File) e selecionar "Ativar acesso offline" (Make available offline).

Isso fará com que todas as alterações feitas sejam salvas localmente para serem sincronizadas com a versão salva na rede quando você estiver conectado novamente.

Você pode perceber que está trabalhando offline pelo ícone em forma raio que aparecerá ao lado do nome do documento em uso.

2. Transcrever áudio

Você também pode ditar para o Google Docs, a ferramenta funciona em mais de 100 idiomas e dialetos diferentes, inclusive em português (Brasil).

E, para a felicidade de quem precisa transcrever longas entrevistas ou gravações, a função de ditado também pode ser usada para transcrever arquivos de áudio.

Para usá-la basta criar um novo arquivo, acessar "Ferramentas" (Tools) e selecionar "Digitação por voz" (Voice typing).

Em seguida, escolha o idioma da transcrição.

Para o Google Docs conseguir "ouvir", você precisa estar com o microfone ativado.

3. Criar um dicionário pessoal

Se o dicionário padrão do Google Docs insistir em não reconhecer algumas palavras que você usa com frequência, há um truque para evitar isso.

Basta criar um dicionário personalizado e incluir a expressão que você quiser - seja um neologismo, um nome próprio incomum ou termo muito especializado.

Mais uma vez, você precisa acessar "Ferramentas" (Tools) e selecionar "Ortografia" (Spelling and gramar).

Isso vai abrir a opção "Dicionário pessoal" (Personal dictionary), onde você pode começar a adicionar as palavras de acordo com a sua necessidade.

4. Recuperar versões anteriores

Todo mundo já passou por isso: após fazer uma série de mudanças no texto que está escrevendo, percebe que a frase perfeita estava na primeira versão.

Ou talvez simplesmente não concorde com a decisão do coeditor de apagar determinado trecho, repleto de informações arduamente compiladas.

Por sorte, o Google Docs permite acessar facilmente as diferentes versões de um mesmo documento e, assim, resgatar o que você dava como perdido.

Você só precisa acessar "Arquivo" (File) e selecionar "Histórico de versões" (Version history).

Isso permite que você nomeie a versão em que está trabalhando, para facilitar a localização posterior, ao clicar em "Ver histórico de versões" (também acessível pelo atalho Ctrl + Alt + Shift + H).

Se você não tiver nomeado, as diferentes versões salvas serão identificadas pela data e hora de criação.

Conveniente, certo?

5. Experimentar fontes diferentes

Quando você começa a trabalhar em um documento, o Google permite que você escolha entre 22 fontes diferentes, incluindo as clássicas Arial, Times New Roman e Verdana.

Mas um simples clique em "Mais fontes", que aparece quando você abre o menu de opções disponíveis, dá acesso a um verdadeiro tesouro tipográfico.

Se você está apenas explorando as possibilidades, pode colocá-las em ordem alfabética ou ordená-las por popularidade, data de inclusão ou tendências.

Caso encontre alguma que goste, também pode baixar para o seu computador e usar em outros programas ou momentos.

O tipo de letra não é, no entanto, o único recurso ao qual você pode recorrer para personalizar um documento.

O Google Docs também oferece a possibilidade de usar diferentes "níveis" de texto para distinguir entre texto normal, legendas e títulos.

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